Immer wieder auf dieselben Kundensituationen zu antworten gehört zum Supportalltag: den Eingang einer Anfrage bestätigen, eine Verzögerung ankündigen, eine Lösung bestätigen, eine Reklamation bearbeiten. Hier sind 20 sofort einsetzbare Vorlagen, nach Situation geordnet, die Sie direkt kopieren können – oder dank der JSON-Datei am Ende dieses Artikels mit einem Klick in Modula importieren.
So verwenden Sie diese Vorlagen
Jede Vorlage lässt sich über Variablen personalisieren: Ersetzen Sie {{vorname}}, {{ticketnummer}} oder {{date:Wartungsdatum}} durch die tatsächlichen Angaben des Vorgangs. Wenn Sie Modula nutzen, werden diese Variablen automatisch als dynamische Felder erkannt.
1. Einfache Eingangsbestätigung
Betreff: Wir haben Ihre Anfrage erhalten – {{ticketnummer}}
Hallo {{vorname}},
Wir bestätigen den Eingang Ihrer Anfrage und danken Ihnen für Ihre Nachricht. Unser Team kümmert sich bereits darum und meldet sich so schnell wie möglich bei Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
2. Eingangsbestätigung mit Bearbeitungszeit
Betreff: Ihre Anfrage {{ticketnummer}} wird bearbeitet
Hallo {{vorname}},
Ihre Anfrage wurde unter der Referenz {{ticketnummer}} erfasst. Unser Team meldet sich innerhalb von höchstens 48 Stunden bei Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
3. Bitte um weitere Informationen
Betreff: Wir benötigen noch einige Angaben – {{ticketnummer}}
Hallo {{vorname}},
Damit wir Ihre Anfrage bestmöglich bearbeiten können, bitten wir Sie um folgende Angaben: [bitte ergänzen]. Sobald sie uns vorliegen, melden wir uns bei Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
4. Hinweis auf eine Bearbeitungsverzögerung
Betreff: Neuigkeiten zu Ihrer Anfrage {{ticketnummer}}
Hallo {{vorname}},
Wir möchten Sie darüber informieren, dass die Bearbeitung Ihrer Anfrage etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant. Wir tun alles, um Ihnen schnell eine Antwort zu geben, und entschuldigen uns für die zusätzliche Wartezeit.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
5. Bestätigung der Lösung
Betreff: Ihre Anfrage {{ticketnummer}} wurde gelöst
Hallo {{vorname}},
Wir bestätigen Ihnen, dass Ihre Anfrage erfolgreich bearbeitet wurde. Wenn Sie Fragen haben, melden Sie sich gerne jederzeit bei uns.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
6. Bitte um Bestätigung des Abschlusses
Betreff: Dürfen wir Ihre Anfrage {{ticketnummer}} schließen?
Hallo {{vorname}},
Sollten wir innerhalb von 5 Tagen nichts von Ihnen hören, betrachten wir Ihre Anfrage als gelöst und schließen sie. Antworten Sie uns gerne, falls noch etwas offen ist.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
7. Eskalation an die nächste Ebene
Betreff: Ihre Anfrage {{ticketnummer}} wurde an unser Fachteam weitergeleitet
Hallo {{vorname}},
Ihre Anfrage erfordert zusätzliche Fachkenntnisse. Wir haben sie an unser Fachteam weitergeleitet, das sich direkt bei Ihnen melden wird.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
8. Entschuldigung für eine Störung
Betreff: Unsere Entschuldigung zu {{ticketnummer}}
Hallo {{vorname}},
Wir haben das Problem, auf das Sie gestoßen sind, identifiziert und bedauern es sehr. Folgende Maßnahmen ergreifen wir: [bitte ergänzen].
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
9. Antwort auf eine Reklamation
Betreff: Ihre Reklamation {{ticketnummer}} – unsere Antwort
Hallo {{vorname}},
Wir haben Ihre Reklamation aufmerksam geprüft. Nach unserer Prüfung können wir Ihnen Folgendes mitteilen: [bitte ergänzen]. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
10. Angebot einer Entschädigung / Kulanzgeste
Betreff: Eine Geste von unserer Seite – {{ticketnummer}}
Hallo {{vorname}},
Als Ausgleich für die entstandenen Unannehmlichkeiten möchten wir Ihnen [Kulanzleistung ergänzen] anbieten. Wir hoffen, damit Ihr Vertrauen zurückzugewinnen.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
11. Nachfassen bei einem unbeantworteten Ticket
Betreff: Wir sind weiterhin für Sie da – {{ticketnummer}}
Hallo {{vorname}},
Wir melden uns noch einmal zu Ihrer Anfrage, auf die wir keine Rückmeldung von Ihnen erhalten haben. Sollen wir die Bearbeitung fortsetzen, oder haben Sie inzwischen selbst eine Lösung gefunden?
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
12. Bitte um Feedback / Zufriedenheit nach der Lösung
Betreff: Ihre Meinung ist uns wichtig
Hallo {{vorname}},
Ihre Anfrage {{ticketnummer}} wurde gelöst – nun würden wir gerne erfahren, wie zufrieden Sie sind. Die Beantwortung unserer kurzen Umfrage dauert nur wenige Minuten: [Link].
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
13. Ankündigung einer geplanten Wartung
Betreff: Geplante Wartung am {{date:Wartungsdatum}}
Hallo {{vorname}},
Wir möchten Sie darüber informieren, dass am {{date:Wartungsdatum}} eine Wartung geplant ist. Der Dienst kann in diesem Zeitraum vorübergehend nicht verfügbar sein. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
14. Antwort auf eine Anfrage außerhalb unseres Zuständigkeitsbereichs
Betreff: Ihre Anfrage {{ticketnummer}}
Hallo {{vorname}},
Ihre Anfrage betrifft einen Bereich, für den unser Service nicht zuständig ist. Bitte wenden Sie sich an [zuständige Abteilung/Kontakt], die Ihnen gezielt weiterhelfen kann.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
15. Stornierungsbestätigung
Betreff: Bestätigung Ihrer Stornierung – {{ticketnummer}}
Hallo {{vorname}},
Wir bestätigen wie gewünscht die Stornierung von [Bestellung/Abonnement/Dienst]. In Kürze erhalten Sie eine weitere Bestätigung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
16. Bestätigung der Rückerstattung
Betreff: Ihre Rückerstattung ist unterwegs – {{ticketnummer}}
Hallo {{vorname}},
Wir bestätigen, dass Ihre Rückerstattung veranlasst wurde. Je nach Bank ist sie innerhalb von 5 bis 10 Werktagen auf Ihrem Konto sichtbar.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
17. Erinnerung bei ausstehenden Kundenangaben
Betreff: Wir warten auf Ihre Rückmeldung – {{ticketnummer}}
Hallo {{vorname}},
Wir warten noch auf die zuvor angefragten Informationen, um die Bearbeitung Ihres Vorgangs fortsetzen zu können. Bitte senden Sie sie uns so bald wie möglich zu.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
18. Standardantwort auf eine häufige Frage (FAQ)
Betreff: Antwort auf Ihre Frage – {{ticketnummer}}
Hallo {{vorname}},
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Hier ist die Antwort auf Ihre Frage: [FAQ-Antwort einfügen]. Melden Sie sich gerne erneut, falls Ihr Anliegen damit noch nicht vollständig geklärt ist.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
19. Willkommensnachricht für einen neuen Kunden
Betreff: Herzlich willkommen, {{vorname}}!
Hallo {{vorname}},
Wir freuen uns sehr, Sie zu unseren Kunden zu zählen. Wenn Sie Fragen zum Einstieg haben, kontaktieren Sie uns gerne jederzeit.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
20. Endgültiger Abschluss eines komplexen Vorgangs
Betreff: Abschluss Ihres Vorgangs {{ticketnummer}}
Hallo {{vorname}},
Wir bestätigen den endgültigen Abschluss Ihres Vorgangs. Vielen Dank für Ihre Geduld während der Bearbeitung – für neue Anliegen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Support-Team
Importieren Sie diese 20 Vorlagen direkt in Modula
Statt jede Vorlage einzeln zu kopieren, laden Sie die JSON-Datei unten herunter und importieren Sie sie mit einem Klick in Ihre Modula-Bibliothek (Einstellungen → Import / Export → Datei importieren…).
JSON-Datei mit den 20 Vorlagen herunterladen →
Die Datei enthält die 20 SmartMails und ihren Ordner „Kundensupport“, sofort einsatzbereit. Noch nicht überzeugt? Die SmartMails-Seite stellt die Funktion im Detail vor und erklärt den Import Schritt für Schritt.
Sie nutzen Modula noch nicht? Installieren Sie die Erweiterung kostenlos, um Ihre E-Mail-Vorlagen zu organisieren, sie mit einem Klick einzufügen und alle Ihre Daten lokal zu behalten.